俗话说没有规矩不成方圆。企业中实施流程管理,需要建立相应的规则来支持持续运行机制,这需要从三个层面来考虑:流程管理的制度、流程管理的流程和建模规范。

流程管理制度

流程管理的制度要定义企业在流程管理中的工作机制和要求,这是必不可少的。与其他业务的制度一样,流程管理的制度一般要包含以下内容:

Ø 应用范围

Ø 术语定义

Ø 管理目标和原则

Ø 组织和角色职责

Ø 权限和工作机制

Ø 管理要求

Ø 检查和奖惩措施

流程管理流程

流程管理的流程就是在流程生命周期过程中,各项工作如何去操作。即然我们需要在企业中规范各种业务的流程,那么流程管理作为一项业务本身就首先要规范自己的流程。

流程管理的流程至少应该包括这样几个部分:

Ø 流程优化的流程

Ø 流程文件审批发布的流程

Ø 流程审计的流程

流程管理制度和流程容易理解,不需要赘述,下面我们着重说一说流程建模规范,这是流程管理特有的内容。

建模规范

流程描述需要有它的语言,建模规范就是建立流程描述的语言规范,包括流程语言符号定义和语法规则。建模规范一般要包含以下内容:

Ø 概念

Ø 层级结构定义

Ø 业务结构标准

Ø 图形符号定义

Ø 绘图规范

概念:建模规范首先要给出基本的概念,流程、流程管理、流程所有者的概念等。

层级结构定义:流程是有层级结构的,每一层都需要有定义和颗粒度的标准。

业务结构标准:企业中的流程是可以通过优化来改变的,而上层的业务框架一般是不会发生变化的,除非有重大的业务模式的变革,因此这些框架中的业务结构也可以在建模规范中给出明确的定义。比如顶层框架中有十六个大的业务功能,人力资源管理中六个业务模块等。

图形符号定义:用什么符号表达流程中的要素。

绘图规范:绘制流程图的方法和规则,什么样的情况用什么样的语法来表达。

一般在初始阶段,我们用VISIO这样的工具,会用到的流程语言符号比较简单。


绘制流程图通常用作对制度的说明,表达的信息并不需要非常复杂和精确,如下图这样。


国际组织BPMI开发了一套流程建模符号语言,称之为BPMN2.0,这套语言给出了完整的参考规范符号,包括活动、事件、网关和数据等。


很显然这套BPMN的标准语言有些复杂,是专业机构、企业和IT厂商共同参与制定的,设计的目的是为了让流程管理和IT之间能够有共同的语言,搭建一个沟通的桥梁。对于还没有实现流程完全显性化的企业来说,如果用这样的标准直接给管理和业务人员来应用,实在是一场灾难。

所以我们通常会在这种语言规范的基础上,选择其中的一部分符号来梳理和呈现流程。等到企业流程管理非常成熟之后,我们再用更细化的语言来表达那些更复杂的逻辑,进行更深入的应用,主要是支持软件开发和系统集成。这个过程一般我们将前者叫做流程梳理,后者叫做流程建模。

如下是某企业在建模规范中定义的绘图符号。


综上,企业在梳理和呈现流程的时候需要基于建模规范,持续运行需要流程管理的制度,具体操作需要流程管理的流程,这些内容构成流程管理的规则。

(《老包讲流程 第十四讲》文字修订版)

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